Порядок оформления документов при грузоперевозках меняется с 1 сентября 2026 года. Транспортные накладные, заказы и заявки, а также ряд экспедиторских документов переходят в электронный формат. Для сельхозпроизводителей это означает, что при организации перевозки зерна нужно учитывать одновременно требования транспортного законодательства и отраслевые правила работы с ФГИС «Зерно». Как подготовится фермерам к переходу, разбирался «Агроэксперт».
Российские грузоперевозки переходят на обязательный электронный документооборот (ЭДО) с 1 сентября 2026 года. Новые требования затронут и агропромышленный комплекс: сельхозпредприятия, фермеров, элеваторы, переработчиков, перевозчиков и других участников логистической цепочки.
Для АПК это изменение особенно важно в период уборочной кампании, когда ежедневно оформляется большое количество перевозок зерна, масличных, овощей, сахарной свеклы и другой продукции.
Что изменится с 1 сентября
Главное изменение — привычную бумажную транспортную накладную при перевозках автомобильным транспортом в общем случае заменит электронная транспортная накладная (ЭТрН). Обязательными в электронном виде становятся также заказы и заявки на автоперевозку, транспортные железнодорожные накладные, грузовые накладные при авиаперевозках и экспедиторские документы.
Электронные документы должны поступать в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Однако хозяйству самостоятельно интегрироваться непосредственно с государственной системой не требуется. Документы передаются через аккредитованного оператора ИС ЭПД (информационная система ЭПД коммерческих операторов).
Это важно и для небольших хозяйств: требование связано не с размером предприятия и не с отраслью, а с участием в перевозочном процессе. ФНС прямо указывает, что переход распространяется на участников перевозок независимо от сферы деятельности.
Как будет выглядеть перевозка зерна
Например, сельхозпредприятие отправляет автомобиль с пшеницей со склада на элеватор. Раньше грузоотправитель оформлял транспортную накладную на бумаге, водитель перевозил ее вместе с грузом, а после доставки подписанные экземпляры возвращались участникам перевозки.
После перехода на ЭПД информация о перевозке будет формироваться в электронном виде. Участники работают с одним электронным документом, а необходимые сведения и изменения передаются через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД.
То есть задача хозяйства — не просто «перевести накладную в PDF». Необходимо встроиться в установленный электронный обмен между грузоотправителем — перевозчиком — грузополучателем.
Что нужно сделать фермеру
Для КФХ или небольшого сельхозпредприятия необязательно покупать собственную информационную систему и строить сложную интеграцию с учетной программой.
Самый простой вариант — воспользоваться веб-сервисом аккредитованного оператора ИС ЭПД. ФНС отмечает, что операторы предлагают в том числе решения, работающие через обычный браузер.
Фермеру стоит пройти следующий путь:
- Проверить квалифицированную электронную подпись (КЭП). У ИП или руководителя организации должен быть действующий сертификат КЭП. Если документы подписывает сотрудник, ему потребуется соответствующая электронная подпись и машиночитаемая доверенность (МЧД).
- Выбрать оператора ИС ЭПД на сайте ФНС. Это должен быть оператор из официального реестра. Именно через его сервис документы будут поступать в ГИС ЭПД.
- Определить, кто будет оформлять документы. В небольшом хозяйстве это может быть сам фермер, бухгалтер, диспетчер или другой уполномоченный сотрудник.
- Подключить водителей, если это необходимо для выбранного сценария работы. ФНС прямо рекомендует при подготовке определить пользователей сервиса, назначить администратора и при необходимости подключить водителей.
- Проверить контрагентов. Нужно заранее выяснить, готовы ли перевозчик, элеватор, переработчик или покупатель принимать и оформлять ЭПД.
- Провести несколько реальных перевозок в тестовом режиме до 1 сентября. ГИС ЭПД работает в добровольном режиме с 2022 года, поэтому ждать обязательной даты для начала работы не требуется.
Для небольшого фермера принцип можно свести к простой схеме: КЭП → оператор ИС ЭПД → доступ в веб-сервис → настройка сотрудников → тестовая перевозка.
Что нужно проверить перед первым рейсом Оксана Леонова, эксперт сервиса «Логистика от Контур.Диадока», по просьбе «Агроэксперта» рассказала основные моменты для фермеров при оформлении первой перевозки с 1 сентября.
1. Разберите схему перевозки и роли участников. Первое, с чего стоит начать, — определить, как именно перевозится зерно и кто участвует в процессе. Кто выступает грузоотправителем и грузополучателем, кто перевозит продукцию, привлекается ли экспедитор. От этого зависит, какие документы необходимо оформить и кто должен их подписывать.
При коммерческой автомобильной перевозке ключевым документом остается транспортная накладная. В зависимости от договорной модели также используются заказ или заявка на перевозку.
2. Не путайте ЭПД и документы ФГИС «Зерно». Переход на электронные перевозочные документы не отменяет отраслевые требования. Для партии зерна необходимо оформить товаросопроводительный документ во ФГИС «Зерно». Приемка, отгрузка и перевозка партии осуществляются при наличии такого документа.
Таким образом, сельхозпроизводителю нужно проверить обе части процесса: готовность к транспортному ЭДО и корректность оформления партии во ФГИС «Зерно».
3. Выберите оператора ИС ЭПД. Электронные перевозочные документы передаются в ГИС ЭПД через аккредитованных операторов информационных систем ЭПД (ИС ЭПД). Самостоятельно подключаться к государственной системе сельхозпроизводителю не нужно.
Для небольшого хозяйства необязательно начинать со сложной интеграции. Можно использовать веб-версию сервиса, а к интеграции с учетной системой перейти позднее, если этого потребуют объемы перевозок.
4. Проверьте электронные подписи и полномочия сотрудников. Заранее определите, кто будет создавать и подписывать документы. Если это делает сотрудник, нужно проверить наличие необходимых полномочий на подписание, в том числе машиночитаемой доверенности в тех случаях, когда сотрудник подписывает ЭПД от имени организации.
5. Проверьте готовность контрагентов. К ЭПД должны быть готовы все участники конкретной перевозки. Поэтому недостаточно настроить работу только у себя — нужно проверить готовность перевозчика, получателя и других контрагентов. Лучше заранее пройти весь маршрут документа: создать его, подписать необходимыми участниками и убедиться, что обмен работает корректно.
6. На что обратить внимание в первую очередь. Небольшому хозяйству лучше начать с одного типового сценария перевозки зерна и проверить четыре вещи: кто и в какой роли участвует в перевозке, какие документы оформляются, кто их подписывает и готов ли контрагент работать с ЭПД. После этого нужно выбрать оператора ИС ЭПД и провести несколько тестовых перевозок.
Важно помнить, что транспортный ЭДО не заменяет работу во ФГИС «Зерно». Перед отправкой партии нужно проверить, что оформлены необходимые отраслевые и перевозочные документы. Начать можно с простого веб-сценария, а к более глубокой автоматизации переходить по мере роста объемов и сложности логистики.
Отсутствие связи
Для сельского хозяйства особенно актуален вопрос мобильного интернета. Машина может загружаться непосредственно в поле, на удаленном складе или производственной площадке, где связь нестабильна.
Законодательство предусматривает отдельные случаи, когда допускается бумажное оформление. Минтранс, в частности, определил исключения для ряда документов при отсутствии технической возможности, а для экспедиторских документов одним из оснований может быть отсутствие интернета.
Однако рассматривать это как возможность продолжать постоянно работать по старой схеме нельзя. Минтранс специально подчеркивает, что после 1 сентября электронный формат становится основной моделью, а бумажные документы сохраняются только в предусмотренных нормативными актами случаях.
Поэтому хозяйствам с удаленными производственными площадками необходимо заранее протестировать работу именно там, где фактически грузятся автомобили.
А если перевозчик сторонний?
Переход на ЭПД касается не только транспортных компаний. В электронную цепочку включаются грузоотправители и грузополучатели. Поэтому аргумент «у нас нет собственного автопарка, значит, нас это не касается» неверен.
Если фермер нанял перевозчика для доставки зерна покупателю, участники перевозки все равно должны быть готовы работать с электронным документом.
До начала сезона стоит внести готовность к ЭПД в чек-лист выбора транспортной компании и выяснить, каким оператором ИС ЭПД она пользуется и работает ли обмен между ее оператором и оператором хозяйства. ФНС рекомендует при выборе сервиса учитывать межоператорское взаимодействие: чем больше у оператора настроенных соединений с другими операторами, тем проще обмениваться документами с новыми контрагентами.
Нужно ли всем пользоваться одним оператором?
Не обязательно. Система предусматривает межоператорское взаимодействие — роуминг. К лету 2026 года Минтранс сообщал о взаимодействии через аккредитованных операторов и развитии обмена между ними.
Для агрохолдинга это означает, что заставлять всех покупателей и перевозчиков переходить к одному поставщику сервиса в принципе не требуется. Но работу роуминга с ключевыми контрагентами лучше проверить до 1 сентября, а не во время первой отгрузки урожая.
Что будет с бумажными накладными?
Базовое правило — обязательный электронный формат с 1 сентября. Бумага останется для специально предусмотренных исключений.
При этом власти предусмотрели переходный период. Минтранс сообщил, что до 1 марта 2027 года при предъявлении бумажного документа вместо электронного инспекторы будут ограничиваться устным предупреждением.
Но воспринимать этот период как отсрочку до марта 2027 года не стоит: юридическая обязанность перейти на электронные документы возникает именно 1 сентября 2026 года.
Что аграриям сделать прямо сейчас?
До начала обязательного применения ЭПД осталось немного времени. Причем дата практически совпадает с активной уборкой и массовой перевозкой урожая во многих регионах. На середину июля к ГИС ЭПД уже было подключено более 20 тыс. организаций из 83 регионов, а через систему прошло около 42 млн электронных документов.
Небольшому фермеру достаточно начать с относительно простой схемы: проверить КЭП, выбрать оператора, получить доступ к его сервису, оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) сотрудникам при необходимости и провести тестовую перевозку.
Крупному агрохолдингу требуется полноценный проект: провести аудит логистических процессов, выбрать оператора, настроить интеграцию с корпоративными системами, распределить полномочия и МЧД, подключить подразделения и водителей, проверить роуминг с перевозчиками и покупателями и провести нагрузочное тестирование до массовой отгрузки урожая.
И в обоих случаях лучше не откладывать переход на 1 сентября. Главный риск для агрария — не сама электронная накладная, а ситуация, когда машина уже загружена зерном, а грузоотправитель, перевозчик или получатель технически не готов продолжить электронную цепочку.
Какие нормы регулируют перевозку зерна Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Статья 8 регулирует оформление транспортной накладной, заказа и заявки на перевозку. Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза.
Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Закрепил переход с 1 сентября 2026 года на обязательный электронный формат перевозочных и экспедиторских документов, предусмотренных законодательством.
Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262. Определяет случаи, когда транспортная накладная, заказ и заявка после 1 сентября могут оформляться на бумаге.
Федеральный закон от 14.05.1993 № 4973-1 «О зерне». Статья 17.1 регулирует работу ФГИС «Зерно» и сведения, которые учитываются в системе. Статья 18.1 устанавливает требования к товаросопроводительному документу на партию зерна или продуктов его переработки.
Постановление правительства РФ от 09.10.2021 № 1721. Устанавливает порядок и сроки оформления товаросопроводительного документа во ФГИС «Зерно». Пункт 1 закрепляет, что приемка, отгрузка и перевозка партии осуществляются при наличии такого документа. Пункт 7 определяет сроки его оформления для разных операций.
Важно: ЭПД в ГИС ЭПД и товаросопроводительный документ во ФГИС «Зерно» — разные документы в разных информационных системах. Перевод перевозочных документов в электронный формат не отменяет отраслевые требования к прослеживаемости партии зерна.
Новости по теме: Товарооборот продукции АПК между Россией и Китаем за 7 месяцев вырос на 34,4% Минсельхоз РФ работает над переориентацией направлений экспорта сельхозпродукции Зерно «в поисках дна»: цена пшеницы падает после повреждений терминалов Рост товарооборота продукции АПК между РФ и Турцией в 1-м полугодии превысил 30% В июне Китай увеличил импорт российского зерна https://www.zol.ru/n/4203C 
